海南省人民政府办公厅
关于印发《海南省政务服务电子文件
归档和电子档案管理实施办法》的通知
琼府办〔2024〕36号

各市、县、自治县人民政府，省政府直属各单位：

为贯彻落实《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（国办发〔2023〕26号），切实做好我省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，现将《海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

（此件主动公开）

海南省政务服务电子文件归档
和电子档案管理实施办法

第一章 总 则

第一条 为推进和规范海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，确保电子文件和电子档案真实、完整、可用，助推政府数字化转型，提升政务服务效能。根据《中华人民共和国档案法》《国务院关于在线政务服务的若干规定》《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于海南省政务服务实施机构开展的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作。行政处罚、行政检查等电子文件归档和电子档案管理工作可参照执行。法律法规另有规定或涉及国家安全、国家秘密等情况除外。

本办法所称政务服务实施机构，是指依法履行政务服务职能的党委工作部门、政府工作部门、群团组织，具有公共服务职能的企事业单位。

本办法所称政务服务，是指政务服务实施机构在办理依申请办理的行政权力事项和公共服务事项过程中提供的服务。

本办法所称政务服务办理系统，是指全省统筹建设用于办理政务服务的业务信息系统。

本办法所称的政务服务电子文件，是指政务服务实施机构在履行其法定职责过程中通过政务服务办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成。

本办法所称的政务服务电子档案，是指具有凭证、查考价值，对国家以及社会具有保存价值，并归档保存的政务服务电子文件。

第三条 政务服务电子文件归档与电子档案管理工作应当遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。

第四条 政务服务电子文件形成、办理、归档，以及电子档案的移交、接收、保管和利用等全过程应当符合国家有关法律法规、标准规范的要求，确保政务服务电子文件与电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

符合来源可靠、程序规范、要素合规要求的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向同级档案部门移交。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。

第二章 职责与分工

第五条 省级档案主管部门会同省级政务服务管理部门，负责统筹规划和组织协调全省政务服务电子文件归档与电子档案管理工作，研究制定相关政策、规章制度和业务规范。

各级政务服务实施机构负责制定本单位政务服务电子文件分类方案、归档范围和档案保管期限，并报同级档案主管部门审核，明确电子文件归档和电子档案管理的责任部门或人员，做好政务服务电子文件的形成、办理、归档和政务服务电子档案管理工作。

各级政务服务管理部门负责统筹协调本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，定期向同级国家综合档案馆移交本级政务服务电子档案。

各级档案主管部门负责监督和指导本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，审核政务服务电子文件分类方案、归档范围和档案保管期限。

各级国家综合档案馆应当明确政务服务电子档案移交进馆要求，建设满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施和应用系统，保障政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。

第六条 省级政务服务管理部门应当按照国家有关标准规范，进一步完善政务服务平台电子文件归档系统或归档模块功能，鼓励和推进各级政务服务实施机构统一使用政务服务平台电子文件归档系统或归档模块功能完成归档和档案管理工作。积极推进省政务服务一体化平台与电子档案管理系统的数据衔接，实现政务服务电子文件和电子档案全流程管理，确保政务服务电子文件与电子档案真实、完整、可用和安全。

第三章 收集与归档

第七条 政务服务电子文件收集范围，包括政务服务办理系统中的文本、图像、音频、视频等不同形式的电子文件及其元数据，以及能反映政务服务平台中办理全流程内容、结构、背景的数据信息，要做到“应收尽收、应归尽归”。

第八条 政务服务电子文件归档格式，应当符合《政务服务事项电子文件归档规范》（GB/T 42727-2023）（以下简称《归档规范》）、《海南省电子文件归档与电子档案管理暂行办法》等有关标准规范要求，且具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能。加密的政务服务电子文件应当解除加密技术手段后归档。

第九条 各级政务服务实施机构应当依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《机关档案管理规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等文件以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务目录等要求，结合“机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度”，制定本单位政务服务电子文件分类方案、归档范围和档案保管期限。

政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等应当纳入归档范围。政务服务电子档案保管期限分为永久和定期,定期应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。

第十条 政务服务电子文件一般以办件为基本单位进行归档整理，形成归档信息包。归档信息包的内容、结构和命名规则，以及归档工作的开展应符合《归档规范》等国家有关标准规范要求。政务服务事项办理过程中以数据共享形式调阅的电子证照等电子文件及其元数据应与该办件形成的电子文件及元数据一并归档。涉及联合办理的政务服务事项，相关政务服务实施机构应当按照各自职责做好政务服务电子文件归档工作。

第十一条 政务服务电子文件归档由政务服务实施机构档案部门或专职人员采用在线方式归档（见附件1），不具备在线归档条件的，可以采用离线归档方式，归档时间最迟不能超过办理完毕后的第二年6月底。

第四章 保管与利用

第十二条 政务服务办理系统管理部门应当建立健全政务服务电子档案安全管理制度和安全防护体系，确保政务服务办理系统电子档案管理系统安全、稳定、高效运行，电子档案数据资源安全可控。

第十三条 各级政务服务实施机构应当建立健全政务服务电子档案的备份制度和应急管理机制，做好本单位政务服务电子档案登记、保管、日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等安全管理工作。

各级政务服务实施机构应当定期做好政务服务电子档案数据离线备份，离线备份应采用不少于一种的耐久性较好存储介质，重要政务服务电子档案应采用多种多套的方式进行备份。

第十四条 政务服务电子文件办理过程中应当按照国家有关法律法规要求，规范使用密码技术进行保护。

第十五条  各级国家综合档案馆应当会同各级政务服务管理部门在符合国家网络安全、数据安全等有关法律法规要求的前提下，依托政务服务平台或电子档案管理系统，积极推进政务服务电子文件和电子档案共享利用。

第十六条 涉及国家秘密的政务服务电子文件归档和电子档案管理，依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。

第五章 移交与接收

第十七条 各级政务服务管理部门应当依托政务服务平台电子文件归档系统或归档模块功能和电子档案管理系统定期向同级国家综合档案馆移交政务服务电子档案（见附件2）。

第十八条 各级政务服务管理部门向同级国家综合档案馆移交政务服务电子档案时，应当同时附有开放利用意见。

各级国家综合档案馆应当及时做好政务服务电子档案的接收、登记工作，并按照国家有关规定对接收的政务服务电子档案进行“四性”检测，确保政务服务电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第十九条 政务服务电子档案移交与接收应当遵循《电子档案移交与接收办法》等国家有关标准规范要求，办理移交接收手续，并出具移交与接收清单。

第二十条 各级国家综合档案馆应当遵循《中华人民共和国档案法》的规定，制定本级政务服务电子档案的接收范围。

第二十一条 政务服务电子档案移交一般采用在线移交方式，不具备条件的可以采用离线移交方式。移交时间原则上不超过归档后的第二年6月底。有特殊情况的，可申请延时移交。

第六章 监督与检查

第二十二条 各级档案主管部门应当会同本级政务服务管理部门依据有关法律、行政法规对政务服务电子文件归档和电子档案管理工作进行监督检查，对发现的问题督促有关单位及时整改。

第二十三条 违反档案管理有关规定的，依法依规予以处理。

第七章 附 则

第二十四条 中央驻琼有关单位在依法履行行政管理和公共服务职责、面向企业和群众提供政务服务过程中形成的电子文件和电子档案，可以参照本办法管理。

第二十五条 本办法由省级档案主管部门负责解释。

第二十六条 本办法自2024年12月1日起施行。